mentions légales
La présente Politique est établie par :
CSMG sc, agissant sous la dénomination commerciale Exelia
Adresse : avenue de la Couronne, 340 – 1050 Ixelles (Bruxelles)
e-mail : info@exelia.be
BCE n° : BE 0502 417 537
Ci-après dénommée, « le cabinet » ou « nous », « nos ».
Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière.
Le présent document d’information relatif à la protection des données à caractère personnel décrit la manière dont nous traitons vos données ainsi que les droits que vous pouvez exercer sur les données qui vous concernent en qualité de personne concernée.
Il peut être modifié à tout moment, afin notamment de nous conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.
Vous pouvez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en nous contactant.
1. Lexique
Au sens du présent document, il y a lieu d’entendre par R.G.P.D. : le règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
Au sens du R.G.P.D., il y a lieu d’entendre par :
- « données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
- « traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;
- « responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre ;
- « sous-traitant » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
- « destinataire » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires ; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement ;
- « tiers », une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
Dans le présent document, les « données à caractère personnel » sont également appelées « données personnelles ».
2. Pourquoi le cabinet traite-t-il les données personnelles et quel est le fondement juridique de nos traitements ?
Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes
Finalité de l’utilisation
Nous traitons les données dans le cadre des demandes (audits, notes de consultation, avis) et de la défense des intérêts de nos clients, personnes morales ou physiques.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire :
- à la réalisation de nos obligations légales conformément au Code judiciaire, et notamment, pour les actes de procédure (article 6.1.c. du R.G.P.D.).
- à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Nous pouvons également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.
Gestion administrative des dossiers de nos clients
Finalité de l’utilisation
Nous traitons les données personnelles dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles du cabinet à l’égard de nos clients, personnes morales ou physiques.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire :
- à la réalisation de nos obligations légales visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et par le Code de déontologie de l’avocat, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme (article 6.1.c. du R.G.P.D.)
- à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Gestion de la comptabilité
Finalité de l’utilisation
Nous traitons les données personnelles pour établir notre facturation.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD).
Gestion des relations précontractuelles
Finalité de l’utilisation
Nous traitons les données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que les clients nous adressent (notamment via les données de contact sur notre site), ou les offres de services et les C.V.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles (article 6.1.b. du R.G.P.D.) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future.
Gestion de nos fournisseurs
Finalité de l’utilisation
Nous traitons les données personnelles dans le cadre de nos obligations contractuelles à l’égard du client.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire :
- à la réalisation de nos obligations légales visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du R.G.P.D.).
- à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Gestion de la communication et de notre newsletter
Finalité de l’utilisation
Nous traitons les données afin de communiquer les informations relatives à notre activité.
Notre intérêt légitime est d’offrir et de promouvoir nos services et/ou de partager avec nos clients des messages d’information qui correspondent à ce qu’ils peuvent raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou future.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).
Les clients peuvent à tout moment s’opposer à ce traitement en nous contactant.
Gestion de notre contentieux éventuel
Finalité de l’utilisation
Nous pouvons être amenés à utiliser des données personnelles pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.
Fondement juridique du traitement
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).
Nous pourrions également être amenés à traiter des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.
3. Quelles sont les données personnelles qui sont traitées par le cabinet et d’où viennent-elles ?
Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.
Nous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur les personnes concernées, dont nos clients, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.
Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
- Données d’identification électronique (adresse mail)
- Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
- Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), numéro de registre national, etc.)
- Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
- Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
- Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.
Modalités de la collecte
Soit directement auprès du client, soit auprès de tiers tels que :
- Bureau d’aide juridique
- Compagnie d’assurance
- Partie adverse
- Conseil technique
- Autorité judiciaire ou administrative
- Autorité publique (police, etc.)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles
Gestion administrative des dossiers de nos clients
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité, numéro de registre national)
- Données d’identification électronique (adresse courriel)
- Photographie (carte d’identité)
Modalités de la collecte
Soit directement auprès du client, soit auprès de tiers tels que :
- Bureau d’aide juridique
- Compagnie d’assurance
- Partie adverse
- Conseil technique
- Autorité judiciaire ou administrative
- Autorité publique (police, etc.)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles
Gestion de la comptabilité
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
- Données d’identification électronique (adresse mail)
- Photographie (n° de compte)
Modalités de la collecte
Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles
Gestion des relations précontractuelles
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone)
- Données d’identification électronique (adresse mail)
- Données communiquées par le client afin d’évaluer si nous pouvons traiter son dossier ou sa demande.
En outre, en cas de recrutement :
- Données familiales, (noms et prénoms des enfants, état civil)
- Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, langue maternelle)
- Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Modalités de la collecte
Directement auprès du client.
Gestion de nos fournisseurs
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de commande)
- Données financières (n° de compte)
Modalités de la collecte
Soit directement auprès du fournisseur.
Soit parce que le fournisseur ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles (Banque Carrefour des entreprises)
Gestion de la communication et notre newsletter
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone)
- Données d’identification électronique (adresse mail)
Modalités de la collecte
Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client les a rendues publiquement accessibles
Gestion du contentieux
Les données collectées et traitées
- Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de registre national)
- Données d’identification électronique (adresse courriel)
- Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
- Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
- Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients
- Photographies ou images.
Modalités de la collecte
Soit directement auprès du client.
Soit obtenues auprès de la compagnie d’assurance.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.
4. Avec qui le cabinet partage-t-il les données personnelles ?
Tout partage de données s’effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques et du présent document. Vous trouverez un lien vers ces règles déontologiques sur la page de notre site internet contenant les mentions légales.
Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l’équipe du cabinet ou tout confrère, intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou tout conseil technique dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations du cabinet.
Dans le cadre de la défense de ses intérêts, du mandat donné par le client et dans la mesure nécessaire, le cabinet communique les données personnelles du client aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice compétents.
Le cabinet est susceptible de transmettre ces données personnelles aux parties adverses dans le cadre de la défense des intérêts du client et dans la mesure nécessaire.
Le cabinet est susceptible de transmettre, le cas échéant, les données du client à des organismes bancaires ou d’assurances dans le cadre de la défense des intérêts du client, dans le respect du secret professionnel et dans la mesure nécessaire.
Le cabinet peut être amené à devoir transmettre les données personnelles à des tiers en vertu de la loi, de décrets ou d’autres dispositions réglementaires auxquelles il ne peut se soustraire.
Le cabinet peut également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens du R.G.P.D., dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le cabinet a souscrit.
En toutes circonstances, nous assurons la protection des données des clients par des conventions assurant la confidentialité.
Les prestataires de services avec qui nous sommes amenés à partager les données des clients sont les suivants :
| Type de prestataire de service | Localisation |
|---|---|
| Prestataires de solutions d’envoi d’e-mails | En Europe |
| Prestataires de solutions d’envoi postal | En Europe |
| Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes | En Europe |
| Prestataires de service d’hébergement / Cloud | En Europe |
| Comptables et prestataires de services financiers | En Europe |
| Banques / Assurances | En Europe |
| Assureur tiers-payeur | En Europe |
| Bureau d’aide juridique (Barreaux) | En Europe |
| Avocats – collaborateurs – avocats-stagiaires | En Europe |
| L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be) | En Europe |
| Prestataire de service de copies | En Europe |
| Réseaux sociaux | En Europe |
Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.
5. Combien de temps le cabinet garde-t-il les données personnelles ?
La durée de conservation des données personnelles varie selon les finalités des traitements de ses données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi nous impose.
Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients
Durée
La durée de conservation est de 10 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet.
La relation est présumée avoir pris fin soit parce que le client l’a expressément exprimé, soit parce que le cabinet est sans aucune nouvelle directe ou indirecte de son client pendant au moins la durée précitée.
Gestion administrative des dossiers de nos clients
Durée
La durée de conservation est de 10 ans à compter de la clôture du dossier.
Gestion de la comptabilité
Durée
La durée de conservation est de 10 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement ou de l’année au cours de laquelle les données du client ont été utilisées à des fins comptables ou fiscales.
Gestion des relations précontractuelles
Durée
Les données sont immédiatement supprimées, à l’exception des C.V., que nous pouvons conserver pendant deux ans dans notre réserve de recrutement.
Gestion de nos fournisseurs
Durée
La durée de conservation est de 10 ans à compter de l’année durant laquelle le fournisseur a été encodé comptablement ou de l’année au cours de laquelle les données du client ont été utilisées à des fins comptables ou fiscales.
Gestion de la communication et de notre newsletter
Durée
La durée de conservation est de deux ans à partir de notre dernier contact.
Gestion du contentieux du cabinet
Durée
Les données sont supprimées à l’expiration du délai de prescription le plus long.
6. Le cabinet transfère-t-il les données personnelles en dehors de l’Union Européenne ?
Les transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :
- La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
- Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d’entreprise contraignantes, le consentement.
En l’absence de décision d’adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
7. Comment protégeons-nous les données personnelles des personnes concernées ?
Exelia a développé des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la destruction, la perte, la modification des données personnelles recueillies, l’accès à ces données par des personnes non autorisées ou la communication par erreur de ces données à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
- Mesures techniques
- Utilisation d’antivirus, de pare-feu, etc.
- Mots de passe
- Système de contrôle d’accès aux données
- Cryptage des données
- Aucune sauvegarde non sécurisée
- Utilisation d’un logiciel dédié à la gestion de dossiers juridiques
- Mesures organisationnelles
- Accès limité à des personnes bien déterminées
- Procédure de gestion des incidents
- Formation et sensibilisation des avocats et collaborateurs
Si malgré tout une personne concernée a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou s’il en suspecte une, nous lui demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.
Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.
8. Quels sont les droits de la personne concernée et comment nous contacter ?
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le R.G.P.D., ou si le secret professionnel s’y oppose toute personne concernée a les droits suivants :
- Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir que le cabinet traite ses données personnelles ;
- Le droit de recevoir une copie des données traitées ;
- Le droit de rectification des données traitées ;
- Le droit de retrait du consentement ;
- Le droit de s’opposer au traitement de leurs données personnelles notamment si ses données personnelles sont traitées sur la base de notre intérêt légitime ;
- Le droit de limiter le traitement des données traitées ;
- Si la personne concernée conteste l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présences avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines données ;
- Si le traitement de ses données personnelles est illégitime, mais que la personne concernée ne souhaite néanmoins pas exercer son droit à l’effacement des données ;
- Si nous n’avons plus besoin des données personnelles de la personne concernée, mais que celle-ci en a besoin dans le cadre d’une action en justice ;
- Le droit à l’effacement des données traitées ;
- Le droit à la portabilité des données traitées ;
- Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous pouvez consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Nous ne manquerons pas de donner suite aux demandes de la personne concernée dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de sa demande, nous l’informerons des suites que nous y avons réservées.
Selon la difficulté de sa demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, la personne concernée sera avertie de cette prolongation dans le mois suivant la réception de son formulaire.
En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
La personne concernée peut exercer ses droits en s’adressant au cabinet, dont les coordonnées figurent plus haut.
Nous prions la personne concernée de joindre à sa demande les pièces ou informations nécessaires à prouver son identité ; à défaut nous pourrions lui revenir afin de solliciter une preuve de son identité, par exemple une copie de sa carte d’identité, en vue de donner les suites utiles à sa demande.
Enfin, lorsque la demande d’exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l’objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.
9. Qui est le responsable du traitement ?
Le responsable du traitement est la scrl CSMG, agissant sous le nom commercial Exelia, plus amplement identifiée plus haut.
10. Quel est le droit applicable et la juridiction compétente ?
Toute contestation portant sur l’exécution des présentes ou de tout acte subséquent ou connexe est exclusivement réglée selon le droit belge.
Par dérogation à l’article 624 du Code judiciaire, toute contestation portant sur l’application des présentes ou de tout acte subséquent ou connexe est de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles.
11. Politique en matière de cookies
Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies, veuillez consulter le thème suivant.
12. Modifications
Le Cabinet peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications au présent document d’information sur la politique de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet.
Dernière mise à jour le 24 juillet 2023
Introduction
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Dernière mise à jour: 09 novembre 2023